Aanvullende Privacyverklaring Cliënten Reclassering

Dit is de privacyverklaring inzake bescherming van persoonsgegevens cliënten reclassering van Leger des Heils Jeugdbescherming en Reclassering (hierna LJ&R). Vastgesteld door de directie van LJ&R op 13 juli 2021, zoals laatstelijk gewijzigd en vastgesteld op 5 april 2022.

Inhoudsopgave:

  • Overwegingen
  • Deel I: Algemene bepalingen
  • Deel II: Doeleinden, soorten gegevens en grondslagen
  • Deel III: Het verzamelen van persoonsgegevens
  • Deel IV: Het verstrekken van persoonsgegevens, geheimhoudingsplicht en onderzoek
  • Deel V: Rechten van betrokkene
  • Deel VI: Opslagbeperking, toegang en beveiliging
  • Deel VII: Slotbepalingen

Overwegingen

  1. LJ&R hecht veel waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar cliënten, haar medewerkers en van de personen met wie zij samenwerkt.
  2. LJ&R is zich ervan bewust dat elke vorm van verwerking van persoonsgegevens een inbreuk op de privacy van de betrokken personen is en daarom enkel persoonsgegevens mag verwerken als LJ&R zonder deze gegevens haar doel(en) niet kan bereiken.
  3. LJ&R is zich er ook van bewust dat de persoonsgegevens van haar cliënten naar hun aard gevoelige persoonsgegevens zijn. Een onjuiste verwerking, verlies of een onrechtmatige verwerking brengt risico’s mee voor de rechten en vrijheden van de cliënt.
  4. LJ&R is verplicht tot naleving van de privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”) en de Uitvoeringswet AVG (“UAVG”).
  5. In overeenstemming met haar kernwaarden wenst LJ&R op een transparante wijze met de aan haar toevertrouwde persoonsgegevens om te gaan.
  6. Het doel van dit reglement is om cliënten, medewerkers en andere belanghebbenden helderheid te verschaffen over de toepassing van de privacywetgeving voor de uitvoering van de reclasseringstaken.
  7. In situaties waarin dit reglement geen uitsluitsel biedt, beslist LJ&R.

DEEL I: ALGEMENE BEPALINGEN

1 Begripsbepalingen
In dit reglement wordt verstaan onder:

  1. Betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft.
  2. Beheerder: een door de verwerkingsverantwoordelijke aangewezen functionaris belast met het intern beheer van cliëntgegevens.
  3. Bijzondere persoonsgegevens: de persoonsgegevens bedoeld in artikel 9 lid 1 AVG: persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.
  4. Cliënt: een natuurlijke persoon ten behoeve van wie LJ&R reclasseringswerkzaamheden verricht of heeft verricht.
  5. Cliëntgegeven: een persoonsgegeven over of herleidbaar tot de cliënt.
  6. Derde: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, niet zijnde de betrokkene, noch de verwerkingsverantwoordelijke, noch de verwerker, noch de personen die onder rechtstreeks gezag van de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker gemachtigd zijn om de persoonsgegevens te verwerken zoals bedoeld in artikel 4 sub 10 AVG.
  7. IRIS: het door reclasseringsinstellingen gezamenlijk gebruikte digitale cliëntvolgsysteem: Integraal Reclassering Informatiesysteem.
  8. Kwaliteitsnorm: de beleids- en andere gedragsnormen die binnen de voor de reclasseringsinstellingen geldende wettelijke kaders zijn opgesteld voor een goede uitvoering van de reclasseringstaken zoals onder meer opgenomen in de “Kennisbank” of zoals nadien gewijzigd.
  9. Ontvanger: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsorganisatie, een dienst of een ander orgaan, al dan niet een derde, aan wie/waaraan de persoonsgegevens worden verstrekt zoals bedoeld in artikel 4 sub 9 AVG.
  10. Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon („de betrokkene”); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon zoals bedoeld in artikel 4 sub 1 AVG.
  11. LJ&R: de Stichting Leger des Heils Jeugdbescherming en Reclassering gevestigd te Utrecht, zijnde een instelling als bedoeld in artikel 1 sub b en artikel 4 Reclasseringsregeling 1995.
  12. Reclasseringsinstelling: een instelling als bedoeld in artikel 1 sub b en artikel 4 Reclasseringsregeling 1995.
  13. Reclasseringswerker: een medewerker van een reclasseringsinstelling zoals bedoeld in artikel 6 lid 1 Reclasseringsregeling 1995.
  14. Reglement: onderhavig privacyreglement.
  15. Strafrechtelijke persoonsgegevens: de persoonsgegevens zoals bedoeld in artikel 10 AVG: Persoonsgegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten of daarmee verband houdende veiligheidsmaatregelen.
  16. Strafrechtsketen: het proces van toepassing van het strafrecht, bestaande uit de stappen opsporen, vervolgen, berechten en tenuitvoerleggen.
  17. Strafrechtsketennummer (SKN): Strafrechtsketennummer zoals bedoeld in artikel 27b Wetboek van Strafvordering.
  18. Toestemming van de cliënt of andere betrokkene: elke vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting waarmee de cliënt of betrokkene door middel van een verklaring of een ondubbelzinnige actieve handeling hem betreffende verwerking van persoonsgegevens aanvaardt zoals bedoeld in artikel 4 sub 11 AVG en artikel 7 AVG (te onderscheiden van “uitdrukkelijke toestemming”).
  19. UAVG: Uitvoeringswet AVG.
  20. Uitdrukkelijke toestemming: toestemming waarbij de verwerkingsverantwoordelijke kan aantonen wanneer en op welke wijze hij toestemming van de betrokkene heeft verkregen voor het verwerken van de persoonsgegevens. Elke twijfel moet bij hem zijn uitgesloten over de vraag of de betrokkene zijn toestemming heeft gegeven en voor welke specifieke verwerkingen deze toestemming is gegeven (artikel 22 lid 2 sub a en artikel 32 sub a UAVG).
  21. Verwerkingsverantwoordelijke: LJ&R, zijnde een rechtspersoon, die, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van cliëntgegevens vaststelt zoals bedoeld in artikel 4 sub 7 AVG.
  22. Verwerker: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsorganisatie, een dienst of een ander orgaan die/dat ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt zoals bedoeld in artikel 4 sub 8 AVG.
  23. Verwerken van persoonsgegevens: het bewerken van persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens zoals bedoeld in artikel 4 sub 2 AVG.
  24. Verzamelen van persoonsgegevens: het verkrijgen van persoonsgegevens.

2 Toepassingsbereik
Lid 1.
Dit reglement is van toepassing op de geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van cliëntgegevens door LJ&R, alsmede op de verwerking van alle cliëntgegevens die in een bestand zijn opgenomen binnen LJ&R of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen. Het reglement is tevens van toepassing op de verwerking van de persoonsgegevens van personen die noodzakelijkerwijs nauw betrokken zijn bij de reclasseringswerkzaamheden ten behoeve van een of meer individuele cliënten.

Lid 2.
Onder personen die noodzakelijkerwijs nauw betrokken zijn bij de reclasseringswerkzaamheden ten behoeve van een of meer individuele cliënten zoals in het vorig lid genoemd, worden verstaan:

personen uit de sociale omgeving van de cliënt zoals onder meer partners, familieleden, vrienden, de curator, mentor en bewindvoerder.

Lid 3.
In afwijking van de vorige leden geldt voor de persoonsgegevens die worden verwerkt door cameratoezicht met het oog op beveiliging van personen en zaken de laatste versie van het Protocol  Cameratoezicht van het  Leger des Heils.

3 Verwerkingsverantwoordelijke
Lid 1.
LJ&R draagt zorg voor de naleving van dit reglement en van de wettelijke verplichtingen met betrekking tot de bescherming van de cliëntgegevens en de persoonsgegevens van andere betrokkenen in de zin van artikel 2 lid 2 van dit reglement.

Lid 2.
LJ&R treft voorzieningen ter bevordering van de rechtmatigheid, de juistheid, actualiteit, volledigheid, opslagbeperking en beveiliging van de (verwerking van) cliëntgegevens en de persoonsgegevens van andere betrokkenen; en neemt deze beginselen in acht bij de verwerking van persoonsgegevens.

Lid 3.
De cliëntgegevens en de persoonsgegevens van andere betrokkenen die LJ&R verwerkt zijn toereikend, ter zake dienend en beperkt tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt (‘minimale gegevensverwerking’). LJ&R kan de noodzaak van de verwerkingen en de manier waarop die onder haar verantwoordelijkheid plaatsvinden onderbouwen aan de hand van de relevante kwaliteitsnormen.


4 Gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken
LJ&R maakt samen met andere erkende reclasseringsinstellingen in het kader van de uitvoering van hun respectieve reclasseringswerkzaamheden gebruik van hetzelfde cliëntvolgsysteem genaamd "IRIS" en de daarmee verbonden relevante applicaties. De reclasseringsinstellingen merken zich ten aanzien van bepaalde verwerkingen van persoonsgegevens middels IRIS en de daarmee verbonden applicaties aan als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken in de zin van artikel 26 AVG. De reclasseringsinstellingen hebben conform artikel 26 AVG hun respectieve verantwoordelijkheden vastgelegd in de 3RO Samenwerkingsovereenkomst met bijlagen, zoals vastgesteld op 22 februari 2022 of zoals nadien gewijzigd.

5 Verwerkers
Lid 1.
LJ&R kan met inachtneming van artikel 28 AVG verwerkers inschakelen en die toegang verlenen tot cliëntgegevens en tot de persoonsgegevens van andere betrokkenen met het doel de organisatie in haar taken te ondersteunen.

Lid 2.
LJ&R zal verwerkers inschakelen die voldoende waarborgen bieden met betrekking tot het toepassen van passende technische en organisatorische maatregelen zodat aan de vereisten uit de AVG wordt voldaan.

Lid 3.
LJ&R sluit met verwerkers een verwerkersovereenkomst in de zin van artikel 28 lid 3 AVG af, waarin onder meer wordt vastgelegd dat de cliëntgegevens en de persoonsgegevens van andere betrokkenen worden verwerkt volgens de instructies van LJ&R en dat de cliëntgegevens passend worden beveiligd volgens bijvoorbeeld de NEN-ISO-IEC 27001 of daaraan gelijkwaardige normen.

6 Gegevensbeschermingseffectbeoordeling
Lid 1.
Voorafgaand aan een voorgenomen verwerking die waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen, voert LJ&R een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (ook wel een ‘DPIA’ genoemd) zoals bedoeld in artikel 35 AVG uit. 

Lid 2.
Als risicovolle verwerking wordt in elk geval aangemerkt:

  • structurele verwerkingen van herleidbare persoonsgegevens van meer dan 15 cliënten; en/of
  • de verwerking van cliëntgegevens in of door samenwerkingsverbanden met andere overheidsorganisaties en/of private organisaties; en/of
  • de overige verwerkingen van cliëntgegevens zoals genoemd in het Besluit van de Autoriteit Persoonsgegevens inzake de lijst van verwerkingen van persoonsgegevens waarvoor een gegevensbeschermingseffectbeoordeling verplicht is (Staatscourant 2019, 64418) of zoals nadien gewijzigd.

Lid 3.
Bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden risico’s voor de bescherming van cliëntgegevens en de persoonsgegevens van de overige betrokkenen geïnventariseerd en – waar mogelijk en noodzakelijk - gemitigeerd door het treffen van passende maatregelen, zo nodig met raadpleging van de Autoriteit Persoonsgegevens conform artikel 36 AVG.

Lid 4.
LJ&R wint bij het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling het advies in van de Functionaris Gegevensbescherming zoals genoemd in artikel 30 van dit reglement.

DEEL II: DOELEINDEN, SOORTEN GEGEVENS EN GRONDSLAGEN

7 Doeleinden van de verwerking
Lid 1.
LJ&R verwerkt cliëntgegevens en persoonsgegevens van andere betrokkenen zoals bedoeld in artikel 2 lid 2 van dit reglement met het oog op de uitvoering van de wettelijke reclasseringstaken (zoals vastgelegd in artikel 8 Reclasseringsregeling 1995) en de overige taken die onder meer voortvloeien uit op LJ&R van toepassing zijnde wet- en regelgeving en haar statuten.

Lid 2.
De wettelijke reclasseringstaken zijn:

  1. het doen van onderzoek naar en het geven van voorlichting en advies over personen die worden verdacht van of zijn veroordeeld wegens een strafbaar feit, ten behoeve van te nemen beslissingen inzake de vervolging, de afdoening, de berechting of de tenuitvoerlegging van straffen of maatregelen;
  2. het houden van toezicht, al dan niet met elektronische hulpmiddelen, op de naleving van aan verdachten of veroordeelden bij of krachtens de wet opgelegde voorwaarden of ontzetting van rechten en hen ten behoeve daarvan te begeleiden;
  3. het voorbereiden en begeleiden van en het houden van toezicht op de uitvoering van de taakstraf;
  4. het aanbieden en uitvoeren van een gedragsinterventie die bij of krachtens de wet aan een verdachte of veroordeelde als voorwaarde is opgelegd, zijnde een programmatisch en gestructureerd geheel van methodische handelingen gericht op het voorkomen en verminderen van crimineel gedrag;
  5. het opstellen van een indicatiestellingsadvies en de zorgtoeleiding namens de Minister van Justitie en Veiligheid, als bedoeld in de Wet forensische zorg; en
  6. overige taken die bij wet aan LJ&R worden toegewezen.

Lid 3.
De taken die LJ&R daarnaast kan uitvoeren zijn:

  1. het op verzoek van een overheidsorganisatie, een zorg- en/of hulpverleningsinstelling of de persoon zelf houden van toezicht op en/of verlenen van hulp en begeleiding aan personen gericht op het voorkomen en verminderen van crimineel gedrag;
  2. het op verzoek van een overheidsorganisatie of een zorg- en/of hulpverleningsinstelling doen van onderzoek naar en het geven van voorlichting en advies over personen gericht op het voorkomen en verminderen van crimineel gedrag;
  3. op verzoek van een overheidsorganisatie, een zorg- en/of hulpverleningsinstelling of de persoon zelf aanbieden en uitvoeren van een gedragsinterventie, zijnde een programmatisch en gestructureerd geheel van methodische handelingen gericht op het voorkomen en verminderen van crimineel gedrag; en
  4. het verlenen van hulp en begeleiding aan Nederlanders die in het buitenland zijn gedetineerd.
  5. overige activiteiten die in overeenstemming zijn met de statuten van LJ&R.

Lid 4.
Cliëntgegevens en de persoonsgegevens van andere betrokkenen worden eveneens verwerkt voor de activiteiten die onderdeel uitmaken van dan wel in het verlengde liggen van de in lid 2 en lid 3 genoemde taken, te weten:

  1. het afleggen van verantwoording;
  2. het voeren van beleid en beheer door LJ&R;
  3. het meewerken aan statistisch- en/of wetenschappelijk onderzoek; en
  4. de behandeling van klachten.

Lid 5.
Rechtmatig verkregen cliëntgegevens en de persoonsgegevens van andere betrokkenen mogen worden gebruikt en verder verwerkt voor doeleinden, die met het doel van het verzamelen verenigbaar zijn of waarvoor een aparte grondslag aanwezig is. Van verenigbaarheid van doelen is in ieder geval sprake indien cliëntgegevens die zijn verzameld voor een van in lid 2 genoemde wettelijke reclasseringstaak worden gebruikt voor de uitvoering van de overige in lid 2 genoemde wettelijke reclasseringstaken.
Cliëntgegevens die ten behoeve van de in artikel 7 lid 4 onder b. en c. genoemde activiteiten worden verwerkt, mogen slechts worden gebruikt in een vorm waarin deze niet meer tot individuele personen herleidbaar zijn, tenzij dit reglement anders bepaalt.

8 Soorten persoonsgegevens die worden verwerkt
Lid 1.
De cliëntgegevens die worden verzameld zijn cliëntgegevens in fysieke cliëntdossiers, de cliëntgegevens zoals geregistreerd in IRIS en de cliëntgegevens in overige gegevensdragers die in beheer zijn van LJ&R, waaronder:

  • identiteits-/contactgegevens: naam, geslacht, geboortegegevens, adresgegevens, overige contactgegevens zoals emailadres, telefoonnummer;
  • het Strafrechtsketennummer (SKN) van cliënten;
  • het Burgerservicenummer (BSN) van cliënten;
  • cliëntgegevens in de vorm van beeld en geluid, foto’s, en uitslagen van testen alcohol- en drugsgebruik;
  • processen-verbaal;
  • persoonsgegevens uit openbare voor eenieder toegankelijke bronnen;
  • de aan rechterlijke autoriteiten uitgebrachte rapporten over onderzoeken naar het gedrag of de levensomstandigheden van een natuurlijk persoon zoals bedoeld in artikel 1 sub c van de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens;
  • opdrachtformulieren van justitiële instanties en andere opdrachtgevers;
  • strafrechtelijke beslissingen zoals een vonnis;
  • gegevens over begeleiding, verzorging, een behandeling en/of training;
  • gegevens in het kader van onderzoek;
  • plannen van aanpak;
  • begeleidingsovereenkomsten; en
  • andere (bron)documenten.

Lid 2.
De cliëntgegevens zijn in de regel strafrechtelijke persoonsgegevens omdat uit hun relatie met LJ&R kan worden afgeleid dat cliënten met het strafrecht in aanraking zijn gekomen. Een deel van de cliëntgegevens is aan te merken als bijzondere persoonsgegevens. Het gaat om deze gegevens: persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken, genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.

Lid 3.
In IRIS, het (eventuele) fysieke cliëntdossier en overige gegevensdragers worden behalve cliëntgegevens ook persoonsgegevens opgenomen van andere betrokkenen zoals genoemd in artikel 2 lid 2. Van de in artikel 2 lid 2 bedoelde personen kunnen relevante persoonsgegevens worden opgenomen zoals de naam, het adres, het telefoonnummer, het emailadres en de relatie tot de cliënt. Daarnaast kunnen andere persoonsgegevens worden opgenomen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de reclasseringswerkzaamheden ten behoeve van de cliënt waaronder bijzondere persoonsgegevens.

Lid 4.
Indien dat noodzakelijk wordt geacht voor de uitvoering van een wettelijke reclasseringstaak kan LJ&R risicotaxatie- en adviesinstrumenten gebruiken. Met behulp van een risicotaxatie- en adviesinstrument brengt LJ&R op gestructureerde wijze de risico- en beschermende factoren van een cliënt in beeld waarmee door een medewerker een inschatting kan worden gemaakt van het recidiverisico en vervolgens een advies voor justitiële instanties kan worden geformuleerd. Bij het gebruik van de risicotaxatie- en adviesinstrumenten worden cliëntgegevens en de persoonsgegevens van andere betrokkenen verwerkt. Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming in de zin van artikel 22 AVG plaats. De regels van dit privacyreglement zijn op deze verwerking onverkort van toepassing. 

Lid 5.
Bij het houden van toezicht met behulp van elektronische hulpmiddelen zoals bedoeld in artikel 7 lid 2 sub b van dit reglement, worden persoonsgegevens verwerkt. De regels van dit privacyreglement zijn op deze verwerking onverkort van toepassing. 

9 Grondslagen voor de rechtmatigheid van de verwerking
Lid 1.
Het verwerken van persoonsgegevens zonder grondslag is onrechtmatig. Cliëntgegevens en de persoonsgegevens van andere betrokkenen worden alleen verwerkt als daarvoor een in artikel 6 AVG genoemde grondslag bestaat. Afhankelijk van de concrete situatie ziet LJ&R als rechtvaardiging voor de verwerking van cliëntgegevens en de persoonsgegevens van personen die betrokken zijn bij de reclasseringswerkzaamheden ten behoeve van cliënten in de regel één van de volgende grondslagen:

  1. het voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan LJ&R is onderworpen (artikel 6 lid 1 sub c AVG);
  2. de vervulling van een publiekrechtelijke taak van LJ&R (artikel 6 lid 1 sub e AVG);
  3. de uitvoering van een overeenkomst met de cliënt (artikel 6 lid 1 sub b AVG);
  4. toestemming van de cliënt of andere persoon die betrokken is bij de reclasseringswerkzaamheden ten behoeve van een cliënt (artikel 6 lid 1 sub a AVG); of
  5. de bescherming van een vitaal belang van de cliënt of bescherming van de vitale belangen van andere natuurlijke personen (artikel 6 lid 1 sub d AVG).

Lid 2.
Voor een aantal concrete verwerkingen wordt de grondslag hieronder nader gespecificeerd: 

  1. De grondslag voor de verwerking van cliëntgegevens en de persoonsgegevens van andere betrokkenen voor de in artikel 7 lid 2 sub a van dit reglement genoemde taak (het doen van onderzoek naar en het geven van voorlichting en advies) is gelegen in een wettelijke verplichting en/of de vervulling van een publiekrechtelijke taak in samenhang met de artikelen 8 lid 1 sub a, 9 en 10 Reclasseringsregeling 1995 of zoals nadien gewijzigd; en de diverse wettelijke bepalingen op het gebied van het strafrecht zoals de artikelen 63 lid 6, 147, 177, 310, 6:2:11 lid 6 Wetboek van Strafvordering, artikel 38z lid 2 Wetboek van Strafrecht, artikel 19 lid 1 van de Wet overdracht tenuitvoerlegging strafvonnissen, de artikelen 18a en 18b Penitentiaire Beginselenwet, artikel 7 lid 2 en artikel 20d Penitentiaire Maatregel, het Besluit tenuitvoerlegging strafrechtelijke beslissingen en artikel 6.2a lid 2 sub d Besluit forensische zorg (advies vormgeving toezicht in het kader van artikel 43 lid 4 Pbw).  
  2. De grondslag voor de verwerking van cliëntgegevens en de persoonsgegevens van andere betrokkenen voor de in artikel 7 lid 2 sub b van dit reglement genoemde taak (het houden van toezicht en begeleiding) is gelegen in een wettelijke verplichting en/of de vervulling van een publiekrechtelijke taak in samenhang met de artikelen 8 lid 1 sub b, 11 en 12 Reclasseringsregeling 1995 of zoals nadien gewijzigd; en de diverse wettelijke bepalingen op het gebied van het strafrecht zoals de artikelen 14c lid 6, 38 lid 2, 38g lid 2, 38p lid 4, 77z lid 3 sub b, 77aa lid 3 Wetboek van Strafrecht, de artikelen 80, 167 lid 2, 6:2:11 lid 2 sub b, 6:3:12 lid 3, 6:3:14, 6:6:10, 6:6:18 en 6:6:23b Wetboek van Strafvordering, artikel 2.6 lid 5 en 6 Wet forensische zorg, artikel 15 lid 1 Gratiewet, de artikelen 4 en 43 lid 4 Penitentiaire Beginselenwet, artikel 51 lid 2 Beginselenwet verpleging ter beschikking gestelden, artikel 2a lid 4 Tijdelijke wet bestuurlijke maatregelen terrorismebestrijding, artikel 7a Penitentiaire Maatregel, artikel 2.7 Besluit forensische zorg en de artikelen 3:1 t/m 3: 5 van het Besluit tenuitvoerlegging strafrechtelijke beslissingen.
  3. De grondslag voor de verwerking van cliëntgegevens en de persoonsgegevens van andere betrokkenen voor de in artikel 7 lid 2 sub c van dit reglement genoemde taak (het voorbereiden en begeleiden van en het houden van toezicht op de uitvoering van de taakstraf) is gelegen in een wettelijke verplichting en/of de vervulling van een publiekrechtelijke taak in samenhang met de artikelen 8 lid 1 sub c Reclasseringsregeling 1995 of zoals nadien gewijzigd; en de diverse wettelijke bepalingen op het gebied van het strafrecht zoals artikel 6:3:6 Wetboek van Strafvordering, artikel 3:13 e.v. Besluit tenuitvoerlegging strafrechtelijke beslissingen.
  4. De grondslag voor de verwerking van cliëntgegevens en de persoonsgegevens van andere betrokkenen voor de in artikel 7 lid 2 sub d van dit reglement genoemde taak (het aanbieden en uitvoeren van een gedragsinterventie) is gelegen in een wettelijke verplichting en/of de vervulling van een publiekrechtelijke taak in samenhang met de diverse wettelijke bepalingen op het gebied van het strafrecht zoals artikel 14c lid 2 sub 13 Wetboek van Strafrecht en artikel 6:2:11 lid 3 sub i Wetboek van Strafvordering.
  5. De grondslag voor de verwerking van cliëntgegevens en de persoonsgegevens van andere betrokkenen voor de in artikel 7 lid 2 sub e van dit reglement genoemde taken (het opstellen van een indicatiestellingsadvies en de zorgtoeleiding/plaatsing namens de Minister van Justitie en Veiligheid) is gelegen in een wettelijke verplichting en/of de vervulling van een publiekrechtelijke taak in samenhang met de artikelen 8 lid 1 sub d Reclasseringsregeling 1995 of zoals nadien gewijzigd; en artikel 5.2 lid 1 Wet Forensische zorg juncto artikel 5.1 leden 1 sub c en 4 Besluit forensische zorg (indicatiestelling) en artikel 6.1 lid 1 Wet forensische zorg juncto artikel 6.1 aanhef, sub c Besluit forensische zorg (plaatsing).
  6. De grondslag voor de verwerking van cliëntgegevens en de persoonsgegevens van andere betrokkenen voor de in artikel 7 lid 2 sub f genoemde overige taken die bij wet aan LJ&R worden toegewezen, is gelegen in een wettelijke verplichting en/of de vervulling van een publiekrechtelijke taak in samenhang met de betreffende wettelijke bepalingen op het gebied van het strafrecht of het bestuursrecht.

Lid 3.
De grondslag voor de verwerking van de cliëntgegevens voor de in artikel 7 lid 3 van dit reglement genoemde taken kan onder meer zijn gelegen in de overeenkomst tussen LJ&R en de cliënt (artikel 6 lid 1 sub b AVG).


10 Uitzonderingsgronden voor de verwerking van gevoelige persoonsgegevens
Lid 1.
Het is op grond van de AVG in beginsel verboden om strafrechtelijke en bijzondere persoonsgegevens te verwerken tenzij het verwerkingsverbod kan worden doorbroken. Dit betekent dat er voor een rechtmatige verwerking van bijzondere persoonsgegevens door LJ&R behalve een wettelijke grondslag, ook steeds een in artikel 9 AVG genoemde uitzondering(en) aangewezen moet kunnen worden. 
De verwerking van een nationaal identificatienummer is alleen bij wet toegestaan ter uitvoering van de betreffende wet dan wel voor de doeleinden bij de wet bepaald.

Lid 2.
Strafrechtelijke persoonsgegevens mogen door LJ&R voor de uitvoering van haar (wettelijke) taken worden verwerkt omdat zij beschouwd kan worden als orgaan dat krachtens de wet is belast met de toepassing van het strafrecht in de zin van artikel 33 lid 1 sub a UAVG. Strafrechtelijke gegevens mogen alleen aan een derde worden verstrekt indien deze op grond van de UAVG bevoegd is tot verwerking daarvan.

Lid 3.
LJ&R mag onder meer op grond van artikel 30 lid 2 sub b UAVG gezondheidsgegevens verwerken voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van haar taken. Gezondheidsgegevens mogen alleen aan een derde worden verstrekt indien deze op grond van de AVG en/of UAVG bevoegd is tot verwerking daarvan.

Lid 4.
LJ&R mag onder meer op grond van artikel 23 sub c UAVG overige bijzondere persoonsgegevens verwerken indien dat noodzakelijk is in aanvulling op de verwerking van persoonsgegevens voor de uitvoering van haar taken. Overige bijzondere persoonsgegevens mogen alleen aan een derde worden verstrekt indien deze op grond van de AVG en/of UAVG bevoegd is tot verwerking daarvan.

Lid 5.
LJ&R mag onder meer op grond van artikel 29 UAVG in samenhang met onder meer de artikelen 147 lid 2, 6:2:11 lid 2 sub a, 6:3:3 lid 1 Wetboek van Strafvordering, artikel 14c lid 3 sub a Wetboek van Strafrecht en artikel 27a Wetboek van Strafvordering biometrische gegevens verwerken voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van haar taken.

Lid 6.
LJ&R kan onder meer op grond van artikel 27b, leden 1 tot en met 3 Wetboek van Strafvordering strafrechtsketennummers verwerken ten behoeve van het uitwisselen van persoonsgegevens van verdachten en veroordeelden met de functionarissen en organen die met de toepassing van het strafrecht zijn belast voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van haar taken.

Lid 7.
LJ&R kan onder meer op grond van artikel 27b lid 3 Wetboek van Strafvordering bij het uitwisselen van persoonsgegeven met ‘andere gebruikers’ als bedoeld in artikel 1, onder d, van de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer het burgerservicenummer verwerken om te waarborgen dat deze persoonsgegevens betrekking hebben op de juiste verdachte of veroordeelde voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van haar taken.

Lid 8.
LJ&R kan ten behoeve van de in artikel 7 lid 3 van dit reglement genoemde taken strafrechtelijke en bijzondere persoonsgegevens verwerken met inachtneming van het bepaalde in artikel 12 lid 2 van dit reglement.

DEEL III:  HET VERZAMELEN VAN PERSOONSGEGEVENS

11 Het verzamelen van persoonsgegevens voor de uitvoering van wettelijke reclasseringstaken
Lid 1.
Alleen die cliëntgegevens en persoonsgegevens van andere betrokkenen worden verzameld en verder verwerkt die noodzakelijk zijn voor een goede uitvoering van de reclasseringstaken. Slechts die persoonsgegevens worden verzameld die toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn voor het doel waarvoor de gegevens worden verwerkt.

Lid 2.
LJ&R verzamelt cliëntgegevens voor de uitvoering van haar wettelijk taken bij de cliënt zelf, bij justitiële - en overheidsorganisaties, hulp- en zorginstellingen, bij overige organisaties en personen die bij de reclasseringswerkzaamheden ten behoeve van de cliënt zijn betrokken en/of in openbare, voor eenieder toegankelijke bronnen. Het in de vorige volzin bepaalde geldt eveneens voor de persoonsgegevens van andere betrokkenen in de zin van artikel 2 lid 2 van dit reglement, met dien verstande dat deze gegevens in beginsel bij de cliënt of de betreffende persoon worden ingewonnen. 

Lid 3.
Voor zover dit noodzakelijk is om de op haar rustende wettelijke reclasseringstaak te kunnen uitvoeren, is LJ&R gerechtigd tot het verzamelen van cliëntgegevens zonder toestemming van de cliënt en is zij eveneens gerechtigd tot het verzamelen van de persoonsgegevens van andere betrokkenen in de zin van artikel 2 lid 2 van dit reglement zonder hun toestemming.

Lid 4.
Onverminderd het bepaalde in de volgende leden en in artikel 17 van dit reglement, wordt de cliënt in beginsel conform artikel 13 en 14 AVG vooraf geïnformeerd over het voornemen tot het verzamelen (en verder verwerken) van zijn persoonsgegevens, dan wel uiterlijk binnen een maand na verkrijging van de cliëntgegevens. Indien de persoonsgegevens voor een ander, nieuw verwerkingsdoel worden verwerkt, wordt de cliënt daarvan op de hoogte gesteld.

Lid 5.
De cliënt wordt in beginsel voorafgaand aan het verzamelen van zijn persoonsgegevens bij of afkomstig van een andere persoon of organisatie in de gelegenheid gesteld om zijn zienswijze kenbaar te maken. In geval van bedenkingen van de cliënt maakt LJ&R een belangenafweging. Bij deze belangenafweging worden in elk geval de volgende aspecten meegewogen:

  • de aard van het strafbare feit waarvan de cliënt wordt verdacht of voor is veroordeeld;
  • de aard van de relatie tussen de andere persoon of organisatie en de cliënt;
  • of sprake is van een bekennende of ontkennende verdachte;
  • de aard van de bedenkingen van de cliënt;
  • de mogelijke gevolgen van de inbreuk op de persoonlijke levenssfeer voor de cliënt.

Zowel de zienswijze van de cliënt als de belangenafweging en de daaruit volgende beslissing worden in het dossier van de cliënt (IRIS) geregistreerd. Deze procedure geldt niet bij het verzamelen van gegevens bij:

  • organisaties die zijn belast met de toepassing van het strafrecht; en
  • zorgaanbieders forensische zorg en andere instellingen en hulpverleners voor gezondheidszorg of maatschappelijke dienstverlening.

Lid 6.

  1. Persoonsgegevens over de cliënt die LJ&R van derden heeft verkregen zonder dat de cliënt hierover vooraf is geïnformeerd en/of zijn zienswijze kenbaar heeft kunnen maken, kunnen in het dossier van de cliënt worden geregistreerd indien de gegevens afkomstig zijn van:
    - organisaties die zijn belast met de toepassing van het strafrecht; en
    - zorgaanbieders forensische zorg en andere instellingen en hulpverleners voor gezondheidszorg of maatschappelijke dienstverlening.
  2. Persoonsgegevens over de cliënt die verkregen zijn van een derde die niet in sub a van dit lid wordt genoemd, worden slechts vastgelegd in het dossier van de cliënt nadat de cliënt zijn zienswijze kenbaar heeft kunnen maken. In geval van bedenkingen van de cliënt maakt LJ&R een belangenafweging en notitie overeenkomstig het bepaalde in lid 3 van dit artikel. Zowel de zienswijze van de cliënt als de belangenafweging en de daaruit volgende beslissing worden in het dossier van de cliënt (IRIS) geregistreerd.

Lid 7.

  1. Onder openbare voor eenieder toegankelijke bronnen zoals in lid 2 bedoeld worden verstaan de voor eenieder rechtstreeks toegankelijke openbare bronnen zoals openbare registers, internetzoekmachines, websites op het internet zonder gebruik te maken van een gebruikersnaam, het algemeen toegankelijk gedeelte van sociale netwerksites en andere sociale media.
  2. Het verzamelen en (verder) verwerken van cliëntgegevens uit openbare voor eenieder toegankelijke bronnen is uitsluitend toegestaan voor de uitvoering van een wettelijke reclasseringstaak. Slechts die cliëntgegevens in openbare voor ieder toegankelijke bronnen worden geraadpleegd en (verder) verwerkt voor zover deze noodzakelijk zijn voor een goede uitvoering van de wettelijke reclasseringstaak en de overige bronnen ontoereikend zijn.
  3. Het raadplegen van voor eenieder toegankelijke bron(nen) is incidenteel en kortstondig en wordt binnen een afgebakende periode uitgevoerd.
  4. Bij het raadplegen van openbare bronnen controleert LJ&R de betrouwbaarheid van de bron en de juistheid, actualiteit en volledigheid van de verzamelde persoonsgegevens voordat deze in het cliëntdossier worden overgenomen. Deze controle vindt in elk geval plaats door het horen van de cliënt. De cliënt wordt in de gelegenheid gesteld zijn zienswijze kenbaar te maken. In geval van bedenkingen van de cliënt maakt LJ&R een belangenafweging overeenkomstig het bepaalde in lid 5. Zowel de zienswijze van de cliënt als de belangenafweging en de daaruit volgende beslissing worden in het dossier van de cliënt (IRIS) geregistreerd.
  5. Slechts die gegevens worden verzameld en (verder) verwerkt die betrouwbaar, juist, volledig en actueel zijn, hetgeen moet worden gecontroleerd aan de hand van reeds beschikbare bronnen. Informatie mag niet verouderd zijn.
  6. De bron van de gegevens wordt vermeld zowel in het dossier van de cliënt (IRIS) als in eventuele adviezen en/of rapportages waarin de betreffende gegevens zijn overgenomen. Bij deze vermelding staat beschreven welke maatregelen zijn genomen om de juistheid van de gegevens te beoordelen.

12 Het verzamelen van persoonsgegevens voor de uitvoering van overige reclasseringstaken
Lid 1.
Met inachtneming van de in lid 2 van dit artikel gestelde voorwaarden, verzamelt LJ&R persoonsgegevens voor de uitvoering van ‘overige reclasseringstaken’ zoals genoemd in artikel 7 lid 3. Zij verzamelt deze persoonsgegevens bij de cliënt zelf, bij justitiële organisaties, overheidsorganisaties, hulp- en zorginstellingen, overige functionarissen en personen die bij de reclasseringswerkzaamheden ten behoeve van de cliënt zijn betrokken.

Lid 2.
Voor de overige reclasseringstaken die kunnen worden aangemerkt als ‘maatschappelijke dienstverlening’ in de zin van artikel 30 lid 3 sub a UAVG, is LJ&R gerechtigd tot het verzamelen en verder verwerken van bijzondere en/of strafrechtelijke persoonsgegevens van de cliënt, voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van deze taken. Voor overige reclasseringstaken die niet als ‘maatschappelijke dienstverlening’ kunnen worden aangemerkt, verwerkt LJ&R deze bijzondere en/of strafrechtelijke gegevens met uitdrukkelijke toestemming van de cliënt als bedoeld in artikel 1 sub s van dit reglement.

Lid 3.
Voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van deze overige taken is LJ&R gerechtigd tot het verzamelen en verder verwerken van persoonsgegevens van de bij het dossier van de cliënt betrokkenen met toestemming van deze betrokkenen zoals bedoeld in artikel 1 sub q van dit reglement.

DEEL IV: HET VERSTREKKEN VAN PERSOONGEGEVENS EN GEHEIMHOUDINGSPLICHT

13 Verstrekken van persoonsgegevens
Lid 1.
De door LJ&R verzamelde persoonsgegevens worden alleen aan derden verstrekt indien:
(a) dat verenigbaar is met de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld zoals genoemd in artikel 7 van dit reglement;
(b) er daarvoor een grondslag zoals genoemd in artikel 9 van dit reglement bestaat;
(c) er een uitzonderingsgrond zoals genoemd in artikel 10 van dit reglement van toepassing is; of
(d) de in artikel 14 van dit reglement bedoelde geheimhoudingsplicht van reclasseringsmedewerkers rechtmatig kan worden doorbroken.
LJ&R houdt rekening met de eisen van subsidiariteit en proportionaliteit. De eis van subsidiariteit betekent dat er geen alternatieve werkwijze voorhanden is die minder ingrijpt in de persoonlijke levenssfeer van de cliënt, maar het doel van de verstrekking alleen met tot een individu herleidbare gegevens bereikt kan worden. De eis van proportionaliteit houdt in dat steeds bekeken wordt of er niet te veel persoonsgegevens worden verstrekt. De te verstrekken gegevens dienen toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig te zijn.

Strafrechtelijke persoonsgegevens, gezondheidsgegevens en andere bijzondere persoonsgegevens mogen alleen aan een derde worden verstrekt indien deze op grond van de UAVG gerechtigd is tot verwerking daarvan.

Lid 2.
LJ&R kan met inachtneming van het eerste lid van dit artikel cliëntgegevens en/of andere persoonsgegevens aan derden verstrekken indien:

  1. de verstrekking verplicht is ingevolge de Reclasseringsregeling 1995 of een ander wettelijk voorschrift.
  2. de verstrekking noodzakelijk is voor de uitvoering van een wettelijke reclasseringstaak aan een bevoegde organisatie, dan wel functionaris van deze organisatie.
  3. wanneer het strafrechtelijke gegevens betreft wordt onder bevoegde organisatie verstaan een organisatie die op grond van de AVG en/of UAVG – onder voorwaarden -persoonsgegevens van strafrechtelijke aard mag verwerken zoals:
  • Openbaar ministerie: in het kader van het onderzoek in strafzaken; in het kader van het toezicht op de naleving van de voorwaarden bij een voorwaardelijke straf of maatregel en over de wijze waarop een taakstraf wordt of is verricht;
  • Andere reclasseringsinstellingen;
  • Rechterlijke macht in het kader van haar bevoegdheden;
  • Rechter-commissaris in het kader van zijn wettelijke taken bij de behandeling van het onderzoek in strafzaken;
  • Dienst Justitiële Inrichtingen;
  • Directeur van een penitentiaire inrichting;
  • Nederlands Instituut voor Forensische Psychiatrie en Psychologie (NIFP);
  • Politie;
  • Raad voor de Kinderbescherming (onderdeel jeugdstrafzaken);
  • Gecertificeerde instellingen (onderdeel jeugdreclassering);
  • Minister van Veiligheid en Justitie in het kader van zijn verantwoordelijkheid voor de tenuitvoerlegging van straffen of maatregelen en onder meer bij het verlenen van hulp en steun door de reclassering wanneer aan een persoon gratie is verleend onder de oplegging van een aantal bijzondere voorwaarden;
  • Het Administratie- en Informatiecentrum voor de Executieketen (AICE) van het Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB);
  • Officier van justitie in het kader van de overdracht van de tenuitvoerlegging van strafvonnissen;
  • Slachtofferhulporganisatie zoals bedoeld in artikel 7 van de Wet Justitie-subsidies;
  • Burgemeester in het kader van zijn openbare orde taak
  • College van burgemeester en wethouders in het kader van het opstellen en aanpassen van een detentie- en re-integratieplan zoals bedoeld in artikel 18a lid 6 Penitentiaire beginselenwet en artikel 20b Penitentiarie Maatregel, met dien verstande dat gegevens over gezondheid als bedoeld in artikel 4, onderdeel 15, van de Algemene verordening gegevensbescherming, alleen kunnen worden verstrekt met toestemming van de gedetineerde;
  • Leerplichtambtenaar;
  • Gemeentelijke dienst belast met de uitvoering van de Participatiewet;
  • Zorgaanbieder forensische zorg en andere instellingen en hulpverleners voor gezondheidszorg of maatschappelijke dienstverlening voor zover de instellingen of hulpverleners de gegevens nodig hebben in aanvulling op de verwerking van gegevens over de gezondheid met het oog op een goede behandeling of verzorging van de cliënt;
  • Inspectie Justitie en Veiligheid;
  • Klachtencommissie Reclassering in het kader klachten over het uitvoeren of nalaten van reclasseringswerkzaamheden;
  • Een Veilig Thuis-organisatie als bedoeld in artikel 4.1.1. WMO 2015 voor de uitvoering van de wettelijke taken van Veilig Thuis;
  • Een andere organisatie die is belast met de toepassing van het strafrecht dan wel een organisatie die strafrechtelijke gegevens heeft verkregen krachtens de Wet politiegegevens of de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens;
  1. de verstrekking noodzakelijk is voor de uitvoering van een wettelijke reclasseringstaak aan een andere dan onder sub b genoemde organisatie(s) en
  2. LJ&R zich er in het kader van de verantwoordingsplicht van heeft vergewist dat de ontvangende organisatie een grondslag heeft deze persoonsgegevens te verwerken en (indien aan de orde) een uitzonderingsgrond om bijzondere en/of strafrechtelijke persoonsgegevens te verwerken zoals de (uitdrukkelijke) toestemming van de cliënt.
  3. de verstrekking noodzakelijk is voor de uitvoering van een wettelijke reclasseringstaak aan personen die betrokken zijn bij het dossier van de cliënt zoals bedoeld in artikel 2 lid 2 van dit reglement. Voorafgaand aan het verstrekken van persoonsgegevens over de cliënt aan deze personen, wordt de cliënt in de gelegenheid gesteld om zijn zienswijze kenbaar te maken. In geval van bedenkingen van de cliënt maakt LJ&R een belangenafweging. Bij deze belangenafweging worden in elk geval de volgende aspecten meegewogen:
  • de aard van het delict (of: het strafbare feit) waarvan de cliënt wordt verdacht of voor is veroordeeld;
  • of sprake is van een bekennende of ontkennende verdachte;
  • de aard van de bedenkingen van de cliënt; en
  • de mogelijke gevolgen van de inbreuk op de persoonlijke levenssfeer voor de cliënt.

Zowel de zienswijze van de cliënt als de belangenafweging en de beslissing tot verstrekking worden in het dossier van de cliënt geregistreerd.

  1. de verstrekking betrekking heeft op persoonsgegevens in een reclasseringsadvies, een voortgangsverslag, afloopbericht of soortgelijk rapport over de persoon van de verdachte of veroordeelde cliënt aan bevoegde justitiële autoriteiten of aan andere organisaties. De cliënt wordt vóór de uitbrenging van het advies of rapport in de gelegenheid gesteld om te worden gehoord. Uitbrenging van het advies of rapport is niet afhankelijk van de medewerking of toestemming van de cliënt. Ter waarborging van een behoorlijke en zorgvuldige omgang met diens persoonsgegevens stelt LJ&R de cliënt voor de uitbrenging van het advies of rapport in de gelegenheid om mondeling of schriftelijk op het volledige advies of rapport te reageren, tenzij uitzonderlijke zwaarwegende redenen zich daartegen verzetten. De reactie van de cliënt op het concept advies of rapport, dan wel een samenvatting daarvan, wordt in het definitieve advies of rapport vermeld. Zodra het rapport aan de opdrachtgever is verzonden, stelt LJ&R een afschrift van het rapport aan de cliënt ter beschikking.
  2. de verstrekking noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst waarbij de cliënt partij is in het kader van de uitvoering van taken die aangemerkt kunnen worden aangemerkt als ‘maatschappelijke dienstverlening’ in de zin van artikel 30 lid 3 sub a UAVG.
  3. de verstrekking noodzakelijk is voor de uitvoering van een andere dan een in sub f bedoelde overeenkomst waarbij de cliënt partij is en de cliënt hiervoor zijn uitdrukkelijke toestemming zoals bedoeld in artikel 1 sub s van dit reglement heeft gegeven.

Lid 3.
Onverminderd het bepaalde in de vorige leden en in artikel 17 van dit reglement, wordt de cliënt in beginsel conform artikel 13 en 14 AVG vooraf geïnformeerd over het voornemen tot de verstrekking van zijn persoonsgegevens.

14 Geheimhoudingsplicht
Medewerkers van LJ&R, stagiaires, onderzoekers, vrijwilligers (die behoren tot het vrijwilligersnetwerk van LJ&R), opdrachtnemers en verwerkers die uit hoofde van hun functie, taak of opdracht kennis hebben gekregen van cliëntgegevens en overige persoonsgegevens, zijn tot geheimhouding verplicht ten opzichte van ieder ander, in of buiten LJ&R, ook na het einde van hun werkrelatie en/of contractuele relatie met LJ&R.

15 Doorbreken geheimhoudingsplicht   
Lid 1.
In principe rust op de persoonsgegevens die LJ&R verwerkt van cliënten en overige personen een geheimhoudingsplicht richting derden. Doorbreking van de geheimhoudingsplicht is slechts toegestaan in de volgende situaties:

  1. Er is sprake van een wettelijke plicht tot gegevensverstrekking;
  2. De gegevensverstrekking is noodzakelijk voor de uitvoering van een wettelijke reclasseringstaak zoals bedoeld in artikel 7 van dit reglement en met inachtneming van het bepaalde in artikel 13 van dit reglement.
  3. De functionaris die betrokken is bij het dossier van een cliënt acht het verstrekken van persoonsgegevens noodzakelijk ten behoeve van supervisie en collegiale consultatie;
  4. Bij niet verstrekken van de persoonsgegevens worden de belangen van anderen of de samenleving met ernstige schade bedreigd (overmacht);
  5. De persoonsgegevens worden noodzakelijk geacht om een situatie van huiselijk geweld en/of kindermishandeling te beëindigen of een redelijk vermoeden daarvan te onderzoeken door een Veilig Thuis op grond van artikel 5.2.6. WMO 2015, met dien verstande dat voorafgaand aan een melding de meldcode wordt doorlopen zoals bedoeld in artikel 3 Reclasseringsregeling 1995;
  6. De persoonsgegevens worden noodzakelijk geacht voor de taken van de Raad voor de Kinderbescherming zoals bedoeld in artikel 1:240 Burgerlijk Wetboek;
  7. De persoonsgegevens worden noodzakelijk geacht voor de uitvoering van een civiele ondertoezichtstelling van een minderjarige aan de gecertificeerde instelling die de ondertoezichtstelling uitvoert; of.
  8. Overeenkomstig het bepaalde in artikel 7.3.11 lid 4 Jeugdwet worden de gegevens desgevraagd of uit eigen beweging aan de gecertificeerde instelling verstrekt;
  9. Met (uitdrukkelijke) toestemming van de cliënt.

Lid 2.
In alle gevallen geldt dat alleen persoonsgegevens aan derden mogen worden verstrekt die noodzakelijk, toereikend, juist, ter zake dienend, actueel en niet bovenmatig zijn.

Lid 3.
Onverminderd het bepaalde in de vorige leden en artikelen van dit reglement, wordt de cliënt in beginsel conform artikel 13 en 14 AVG vooraf geïnformeerd over het voornemen tot de verstrekking van zijn persoonsgegevens aan derden.

16 Wetenschappelijk en historisch onderzoek en statistische doeleinden
Lid 1.
Onverminderd de geheimhoudingsplicht zoals bedoeld in artikel 37 Reclasseringsregeling 1995, is de verdere verwerking van cliëntgegevens en overige persoonsgegevens voor wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistisch doeleinden, een met de aanvankelijke doeleinden rechtmatige verenigbare verwerking.   

Lid 2.
Wanneer persoonsgegevens op geen enkele manier meer herleidbaar zijn naar een natuurlijk persoon worden deze gegevens als anonieme gegevens beschouwd. Cliëntgegevens mogen voor wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden worden verwerkt indien de cliëntgegevens zijn geanonimiseerd. Als het anonimiseren niet mogelijk blijkt of een onevenredige inspanning vergt, is de verwerking (inclusief verstrekking) toegestaan indien:

  1. vooraf uitdrukkelijke toestemming aan de cliënt en/of andere betrokkene is gevraagd;
  2. de verwerking noodzakelijk is met het oog op wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden;
  3. het onderzoek noodzakelijk is voor de goede uitvoering van een of meer reclasseringstaken;
  4. bij de uitvoering is voorzien in zodanige waarborgen dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene niet onevenredig wordt geschaad; èn
  5. bij de uitkomsten van het onderzoek de gegevens niet meer tot individuele cliënten of andere personen herleidbaar zijn.

Als ook het vragen van uitdrukkelijke toestemming gemotiveerd onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost, is de verwerking toch toegestaan indien voldaan is aan de onder b t/m e genoemde voorwaarden.

Lid 3.
In afwijking van de vorige leden kan LJ&R een Pro Justitiarapportage slechts verstrekken ten behoeve van wetenschappelijk of historisch onderzoek en statistiek nadat daartoe door het Nederlands Instituut voor Forensische Psychiatrie en Psychologie schriftelijk toestemming is verleend.

DEEL V: RECHTEN VAN DE BETROKKENE

17 Informeren
Lid 1.
LJ&R zal eenieder die daarom vraagt algemene informatie geven over de gegevensverwerkingen. Er is algemene informatie over de wijze waarop LJ&R omgaat met cliëntgegevens en privacy beschikbaar op de website (www.legerdesheils.nl/privacy), in een folder en in dit reglement.

Lid 2.
LJ&R informeert de cliënt persoonlijk over de verwerking van zijn persoonsgegevens als hij de gegevens van hem zelf krijgt of als hij de gegevens buiten hem om verkrijgt. LJ&R verschaft de cliënt alle informatie die nodig is om tegenover hem een behoorlijke en zorgvuldige verwerking te waarborgen. Zij deelt hem in ieder geval haar identiteit en contactgegevens mee en voor welk doel de gegevens verzameld en verder verwerkt worden. De omvang van deze informatieverplichting is mede afhankelijk van de aard van de gegevens, de omstandigheden waaronder zij deze heeft verkregen en het gebruik dat zij ervan gaat maken. De cliënt ontvangt in ieder geval voorafgaand aan of bij het eerste reclasseringscontact van de medewerker die ten behoeve van hem reclasseringswerkzaamheden verricht, naast de in lid 1 van dit artikel genoemde informatie, direct uitleg en duidelijkheid over taak en positie van de reclassering en het doel van het gesprek.

Lid 3.
LJ&R informeert de cliënt met inachtneming van artikel 13 en 14 AVG. Er wordt informatie verstrekt over de doeleinden van de verwerking, informatie over de periode van de verwerking, de rechten van betrokkene, de bron van de gegevens, de juridische grondslag voor de verwerking en het verstrekken van zijn persoonsgegevens aan derden.

Lid 4.
De leden 2 en 3 zijn niet van toepassing indien het informeren op grond van het bepaalde in artikel 14 lid 5 AVG of artikel 41 UAVG niet nodig is of buiten toepassing gelaten kan worden.

18 Recht op inzage
Lid 1.
De cliënt of andere betrokkene heeft op grond van artikel 15 AVG recht op inzage van op hem betrekking hebbende verwerkte persoonsgegevens en om inzage te krijgen in de volgende informatie:

  • de verwerkingsdoeleinden;
  • alle beschikbare informatie over de bron van de persoonsgegevens indien de persoonsgegevens niet van de betrokkene zelf zijn verkregen;
  • de categorieën van persoonsgegevens die worden verwerkt;
  • de ontvangers of categorieën van ontvangers aan wie de persoonsgegevens zijn of zullen worden verstrekt;
  • indien mogelijk hoe lang de gegevens naar verwachting zullen worden bewaard;
  • het recht van betrokkene een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens;
  • het recht te verzoeken om rectificatie, verwijdering of beperking van de verwerking, alsmede het recht om bezwaar te maken; en
  • het wel of niet bestaan van geautomatiseerde besluitvorming.

Lid 2.
Indien het verzoek om inzage door LJ&R met inachtneming van artikel 22 van dit reglement (ten dele) niet wordt gehonoreerd, motiveert LJ&R deze beslissing conform het genoemde in artikel 23 lid 4 van dit reglement en maakt hiervan een aantekening in het cliëntdossier. De motivering moet terug te voeren zijn op de in de AVG en UAVG genoemde uitzonderingen en beperkingen.

Lid 3.
Indien de persoonsgegevens gegevens bevat die een derde betreffen en redelijkerwijs verwacht mag worden dat die derde tegen die mededeling bedenkingen zal hebben, stelt LJ&R die derde in de gelegenheid zijn zienswijze naar voren te brengen, tenzij dit onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning zou kosten. In dat geval kan LJ&R ervoor kiezen een deel van het dossier af te schermen

Lid 3b.
LJ&R zal in beginsel geen kosten in rekening brengen voor het verstrekken van kopieën. LJ&R kan een redelijke vergoeding voor administratieve kosten vragen bij extra kopieën.

Lid 4.
LJ&R draagt te allen tijde zorg voor een deugdelijke en passende vaststelling van de identiteit van de verzoeker. Bij een uitsluitend telefonisch verzoek kan in beginsel niet worden uitgegaan dat aan het vereiste van een deugdelijke vaststelling zonder meer is voldaan. Indien LJ&R, geen andere minder ingrijpende maar deugdelijke middelen voor handen heeft om de identiteit van de verzoeker vast te stellen en blijft twijfelen aan de identiteit van de verzoeker, dan dient de verzoeker zijn identiteit met een identiteitsbewijs aan te tonen. Het BSN-nummer dient hierbij afgeschermd te worden.  De termijn zoals genoemd in artikel 23 van dit regelement wordt opgeschort tot het tijdstip dat de identiteit van de verzoeker deugdelijk is vastgesteld. Indien het verzoek wordt ingediend door een gemachtigde of wettelijk vertegenwoordiger van de cliënt, geldt het voorafgaande onverkort voor de gemachtigde of wettelijk vertegenwoordiger, met dien verstande dat de cliënt voorafgaand aan de identiteitsvaststelling op de hoogte wordt gesteld van het verzoek.  

Lid 5.
De verzoeker, zijn daartoe gemachtigde of wettelijk vertegenwoordiger heeft de volgende mogelijkheden indien hij het niet eens met de wijze waarop LJ&R zijn inzageverzoek heeft beoordeeld:

  1. een klacht indienen bij LJ&R;
  2. een verzoek tot bemiddeling of advisering in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens;
  3. een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over de wijze waarop zijn inzageverzoek afgehandeld is;
  4. de rechtbank te verzoeken LJ&R te bevelen alsnog (volledig) aan zijn inzageverzoek te voldoen.
  5. een klacht indienen bij de Nationale ombudsman nadat de interne klachtenprocedure van LJ&R is doorlopen.

19 Recht op rectificatie
Lid 1.
De cliënt of andere betrokkene heeft op grond van artikel 16 AVG recht op rectificatie van hem betreffende feitelijk onjuiste persoonsgegevens dan wel het recht een aanvullende verklaring te verstrekken wanneer de verwerking plaatsvindt op basis van onvolledige gegevens. LJ&R corrigeert de persoonsgegevens van de betrokkene in het geval de betrokkene heeft aangetoond dat de gegevens feitelijk onjuist zijn.

Lid 2.
LJ&R stelt iedere ontvanger aan wie persoonsgegevens zijn verstrekt in kennis van elke rectificatie, tenzij dit onmogelijk is of onevenredig veel inspanning vraagt.

20 Recht op verwijdering 
Lid 1.
De cliënt of andere betrokkene heeft onverminderd het bepaalde in artikel 24 van dit reglement, conform artikel 17 van de AVG recht op verwijdering van persoonsgegevens die direct of indirect naar hem herleidbaar zijn, wanneer één van de volgende gevallen van toepassing is:

  1. de persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins zijn verwerkt.
  2. de betrokkene trekt de toestemming waarop de verwerking berust in en er is geen andere rechtsgrond voor die verwerking. Het intrekken van de toestemming tast de rechtmatigheid van verwerkingen die reeds hebben plaatsgevonden niet aan;
  3. de betrokkene maakt op grond van artikel 21 AVG bezwaar tegen de verwerking en er zijn geen prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden voor verwerking;
  4. de gegevens zijn onrechtmatig verwerkt; of
  5. een wettelijke verplichting rust op LJ&R de persoonsgegevens te verwijderen.

Lid 2.
LJ&R stelt iedere ontvanger aan wie zij persoonsgegevens heeft verstrekt op de hoogte van de verwijdering van de persoonsgegevens, tenzij dit onmogelijk blijkt of onevenredig veel inspanning vergt.

21 Recht op beperking van de verwerking
Lid 1.
De cliënt of andere betrokkene heeft op grond van artikel 18 AVG recht op beperking van de verwerking van zijn persoonsgegevens in de volgende situaties:

  1. de betrokkene voert aan dat de verwerkte persoonsgegevens niet juist zijn, gedurende een periode die LJ&R in staat stelt de juistheid van de persoonsgegevens te controleren;
  2. de verwerking is onrechtmatig en de betrokkene zich verzet tegen verwijdering van zijn persoonsgegevens en verzoekt in plaats van verwijdering om beperking van het gebruik ervan;
  3. LJ&R heeft de persoonsgegevens niet meer nodig voor de verwerkingsdoeleinden, maar de betrokkene heeft deze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering; of
  4. indien de betrokkene overeenkomstig artikel 29 lid 1 van dit reglement bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking, in afwachting van het antwoord op de vraag of de gerechtvaardigde gronden van LJ&R zwaarder wegen dan die van de betrokkene.

Lid 2.
LJ&R zal persoonsgegevens die op grond van lid 1 beperkt zijn, met uitzondering van de opslag ervan, slechts verwerken in de volgende situaties:

  1. met toestemming van de betrokkene;
  2. voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
  3. ter bescherming van de rechten van een andere natuurlijke persoon of rechtspersoon; of
  4. gewichtige redenen van algemeen belang.

LJ&R zal in het bestand waarin de persoonsgegevens zijn opgenomen ten aanzien waarvan de verwerking is beperkt, aangegeven dat de verwerking van de persoonsgegevens beperkt is, zodat dit ook duidelijk is voor ontvanger van de persoonsgegevens.

Lid 3.
LJ&R zal de betrokkene op de hoogte brengen voorafgaand aan het opheffen van de beperking van de verwerking.

Lid 4.
LJ&R stelt iedere ontvanger aan wie zij persoonsgegevens heeft verstrekt op de hoogte van de beperking van de persoonsgegevens, tenzij dit onmogelijk blijkt of onevenredig veel inspanning vergt.

Lid 5.
Indien het verzoek om inzage door LJ&R (ten dele) niet wordt gehonoreerd, motiveert LJ&R deze beslissing conform het genoemde in artikel 23 lid 4 van dit reglement en maakt hiervan een aantekening in het cliëntdossier.

22 Uitzonderingen
Lid 1.
LJ&R kan de verplichtingen en rechten, bedoeld in de artikelen 7, 17 tot en met 21, artikel 27 en artikel 29 lid 1 van dit reglement, conform artikel 23 AVG en artikel 41 UAVG, buiten toepassing laten voor zover zulks noodzakelijk en evenredig is ter waarborging van:

  1. de nationale veiligheid;
  2. landsverdediging;
  3. de openbare veiligheid;
  4. de voorkoming, het onderzoek, de opsporing en de vervolging van strafbare feiten of de tenuitvoerlegging van straffen, met inbegrip van de bescherming tegen en de voorkoming van gevaren voor de openbare veiligheid;
  5. andere belangrijke doelstellingen van algemeen belang van de Europese Unie of van Nederland;
  6. de voorkoming, het onderzoek, de opsporing en de vervolging van schendingen van de beroepscodes voor gereglementeerde beroepen;
  7. een taak op het gebied van toezicht, inspectie of regelgeving die verband houdt, al is het incidenteel, met de uitoefening van het openbaar gezag in de gevallen, bedoeld in de onderdelen a, b, c, d, e en f;
  8. de bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen; of
  9. de inning van civielrechtelijke vorderingen.

Lid 2.
Bij de toepassing van het eerste lid houdt LJ&R rekening met in ieder geval, voor zover van toepassing:

  1. de doeleinden van de verwerking of van de categorieën van verwerking;
  2. de categorieën van persoonsgegevens;
  3. het toepassingsgebied van de ingevoerde beperkingen;
  4. de waarborgen ter voorkoming van misbruik of onrechtmatige toegang of doorgifte;
  5. de specificatie van de verwerkingsverantwoordelijke of de categorieën van verwerkingsverantwoordelijken;
  6. de opslagperiodes en de toepasselijke waarborgen, rekening houdend met de aard, de omvang en de doeleinden van de verwerking of van de categorieën van verwerking;
  7. de risico's voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen; en
  8. het recht van betrokkenen om van de beperking op de hoogte te worden gesteld, tenzij dit afbreuk kan doen aan het doel van de beperking.

23 Procedurele bepalingen
Lid 1.
LJ&R handelt een verzoek om inzage, rectificatie, verwijdering en beperking van de persoonsgegevens overeenkomstig artikel 12 AVG zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand na ontvangst van het verzoek af.

In geval er sprake is van een complex verzoek en/of er sprake is van omvangrijke verzoeken kan LJ&R deze termijn met maximaal twee maanden verlengen. LJ&R zal de verzoeker in die gevallen waarin verlenging van de reactietermijn aan de orde is, daarover binnen een maand na de ontvangst van het verzoek informeren.

Lid 2.
LJ&R draagt zorg voor een deugdelijke vaststelling van de identiteit van de verzoeker. Bij een uitsluitend telefonisch verzoek kan in beginsel niet worden uitgegaan dat aan het vereiste van een deugdelijke vaststelling zonder meer is voldaan. Wanneer LJ&R twijfelt aan de identiteit van de persoon die het verzoek indient, kan zij om aanvullende informatie vragen die nodig is ter bevestiging van de identiteit van de verzoeker. De termijn zoals genoemd in lid 1 wordt opgeschort tot het tijdstip dat de identiteit van de verzoeker is vastgesteld.

Lid 3.
LJ&R zal met inachtneming van artikel 12 AVG de relevante informatie schriftelijk of digitaal verstrekken. Wanneer de betrokkene zijn verzoek elektronisch indient, wordt de informatie indien mogelijk elektronisch verstrekt, tenzij de betrokkene anderszins verzoekt. Indien de betrokkene daarom verzoekt, kan de informatie mondeling worden meegedeeld, op voorwaarde dat de identiteit van de betrokkene met andere middelen bewezen is.

Lid 4.
Wanneer LJ&R geen gevolg geeft aan het verzoek van de betrokkene, wordt onverwijld en uiterlijk binnen een maand na ontvangst van het verzoek meegedeeld waarom het verzoek zonder gevolg is gebleven en wordt de betrokkene geïnformeerd over de mogelijkheid om initiatief te nemen tot:
a. een klacht in te dienen bij LJ&R;

  1. een verzoek tot bemiddeling of advisering in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens;
  2. een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens; en
  3. een rechtszaak te starten op grond van 35 UAVG;
  4. een klacht in te dienen bij de Nationale ombudsman nadat de interne klachtenprocedure van LJ&R is doorlopen.

Lid 5.
Verplaatst naar art 18 lid 3b

Lid 6.
In principe verstrekt LJ&R informatie en gewenste communicatie kosteloos en treft zij eveneens de benodigde maatregelen kosteloos. Wanneer verzoeken echter kennelijk ongegrond of buitensporig zijn, met name vanwege hun repetitieve karakter, dan kan LJ&R een redelijke vergoeding hiervoor in rekening brengen of weigeren hieraan opvolging te geven.

DEEL VI: OPSLAGBEPERKING, TOEGANG EN BEVEILIGING

24 Bewaren en vernietigen
Lid 1.

  1. LJ&R heeft administratieve richtlijnen vastgesteld op basis waarvan het bewaren en vernietigen van persoonsgegevens in de praktijk vorm krijgt.
  2. Bij afsluiting van de reclasseringsrelatie met de cliënt, stelt de medewerker die de reclasseringstaak uitvoert op basis van deze administratieve richtlijnen vast, welke cliëntgegevens bewaard moeten blijven.
  3. Ten aanzien van persoonsgegevens die bewaard moeten blijven geldt in beginsel een termijn van zeven jaar, gerekend vanaf de laatste datum van contact met de cliënt.
  4. Indien persoonsgegevens langer dan zeven jaren bewaard moeten blijven omdat ten aanzien van de cliënt naar verwachting opnieuw reclasseringswerkzaamheden zullen worden verricht, wordt dit met redenen omkleed in de registratie weergegeven. Bij de jaarlijkse schoning zal de annulering van de schoning telkens opnieuw beoordeeld worden.
  5. LJ&R kan op verzoek van betrokkene, zoals na een onherroepelijke vrijspraak, eerder overgaan tot vernietiging van de persoonsgegevens. LJ&R kan dit verzoek afwijzen indien het belang van bewaring prevaleert.
  6. LJ&R zorgt zo spoedig mogelijk na afloop van de in lid 2 sub c, d en e van dit artikel bedoelde termijn voor schoning en vernietiging van de cliëntgegevens, dit eveneens op basis van administratieve richtlijnen ter zake.
  7. Indien de bewaartermijn zoals vermeld is in dit artikel is verstreken, worden de desbetreffende persoonsgegevens binnen één jaar verwijderd en vernietigd.
  8. De vernietiging van cliëntgegevens kan door middel van speciaal daartoe bestemde apparatuur geschieden, maar ook op andere wijze, mits de vernietiging gewaarborgd is. LJ&R heeft vereiste passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om de rechten en vrijheden van de betrokkene te beschermen.

Lid 2.
Persoonsgegevens die voor verwijdering of vernietiging in aanmerking komen kunnen zonder tijdslimiet met het oog op archivering voor het algemeen belang, historische, statistische of wetenschappelijk doeleinden overeenkomstig artikel 89 lid 1 AVG worden bewaard. LJ&R heeft technische en organisatorische maatregelen getroffen teneinde dataminimalisatie te garanderen.

LJ&R heeft de nodige voorzieningen getroffen ten einde te verzekeren dat cliëntgegevens die voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden worden bewaard, uitsluitend voor deze specifieke doeleinden worden gebruikt.

25 De toegang tot de gegevens
Medewerkers werkzaam bij LJ&R, inclusief vrijwilligers (behorende tot het vrijwilligersnetwerk van LJ&R) en verwerkers kunnen toegang hebben tot de cliëntgegevens in onder meer IRIS indien zij door LJ&R daartoe zijn aangewezen in het kader van de aan hen opgedragen werkzaamheden en conform het autorisatiebeleid van LJ&R. Het bepaalde in de vorige volzin is ook van toepassing op de toegang tot de persoonsgegevens van personen die betrokken zijn bij de reclasseringswerkzaamheden ten behoeve van cliënten.

De toegang tot het verwerken van de cliëntgegevens en overige persoonsgegevens is slechts toegestaan voor zover de betreffende persoon of organisatiemedewerker die gegevens nodig heeft voor de uitvoering van de aan hem opgedragen taken. De toegang tot de persoonsgegevens wordt op rechtmatigheid gecontroleerd. Indien een medewerker zich onrechtmatig toegang heeft verschaft tot cliëntgegevens kan dat tot arbeidsrechtelijke consequenties leiden.

26 Beveiliging
Lid 1.
Op grond van artikel 32 van de AVG rust op LJ&R als de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG de plicht om de cliëntgegevens en persoonsgegevens passend te beveiligingen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. De beveiligingsmaatregelen moeten er ook op gericht zijn om onnodige verzameling en verdere verwerking van de cliëntgegevens en persoonsgegevens te voorkomen.

Lid 2.
LJ&R heeft verschillende technische en organisatorische maatregelen getroffen teneinde een passende beveiliging van de persoonsgegevens te waarborgen en hierover ook afspraken gemaakt met haar verwerkers.

27 Meldplicht datalekken
Lid 1.
Datalekken kunnen door LJ&R bij de Autoriteit Persoonsgegevens worden gemeld voor zover dat op grond van artikel 33 AVG is verplicht en bij de betrokkene overeenkomstig artikel 34 AVG. Een datalek is een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens bij een organisatie zonder dat dit de bedoeling is.

Lid 2.
LJ&R behandelt (mogelijke) datalekken conform de daartoe ingerichte interne procedure.

28 Buitenlandse gegevensverstrekkingen

Voor zover LJ&R cliëntgegevens en overige persoonsgegevens doorgeeft naar landen of organisaties buiten de Europese Economische Ruimte (EER) treft LJ&R hiervoor passende waarborgen in overeenstemming met het bepaalde in hoofdstuk V AVG.

DEEL VII: SLOTBEPALINGEN

29 Recht op bezwaar, geschillen en klachten
Lid 1.
Een betrokkene kan op grond van artikel 21 AVG vanwege redenen die verband houden met zijn specifieke situatie gebruik maken van het recht van bezwaar tegen de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens op basis van een taak van algemeen belang dat aan LJ&R is opgedragen (artikel 6 lid 1 sub e AVG).

LJ&R staakt de gegevensverwerking als een betrokkene bezwaar maakt, tenzij er naar het oordeel van LJ&R dwingende gerechtvaardigde belangen zijn die zwaarder wegen dan het belang van de betrokkene of wanneer LJ&R belangen heeft die verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Lid 2.
Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit Privacyreglement niet worden nageleefd, kan hij zich wenden tot:

  • LJ&R als verwerkingsverantwoordelijke en nadat bij LJ&R de klachtenprocedure is doorlopen:
    1. de Klachtencommissie Reclassering, met uitzondering van klachten over de beslissingen op een verzoek inzake de uitoefening van de rechten van betrokkenen zoals neergelegd in de artikelen 15 tot en met 22 AVG juncto de artikelen 18 tot en met 23 van dit reglement;
    2. de Nationale Ombudsman;
  • de rechter op grond van artikel 79 AVG of artikel 35 UAVG;
  • de Autoriteit Persoonsgegevens om op grond artikel 77 AVG een klacht in te dienen;
  • de Autoriteit Persoonsgegevens op grond van artikel 36 UAVG met het verzoek te bemiddelen en te adviseren in het geschil met LJ&R met betrekking tot de verwerking van zijn persoonsgegevens.

30 Functionaris Gegevensbescherming
LJ&R heeft een Functionaris Gegevensbescherming aangesteld. De Functionaris Gegevensbescherming voor LJ&R is per e-mail bereikbaar via fg@legerdesheils.nl. Zie voor meer informatie en contactgegevens de privacyverklaring op de website (www.legerdesheils.nl/privacy).  

31 Inwerkingtreding en citeertitel
Lid 1.
Dit reglement treedt in werking op [datum] en vervangt het 'Privacyreglement Cliëntgegevens LJ&R’ d.d. [datum].

Lid 2.
Dit reglement kan tussentijds door LJ&R worden gewijzigd of ingetrokken.

Lid 3.

Dit reglement wordt in externe documenten aangehaald als 'Privacyreglement inzake bescherming van persoonsgegevens cliënten reclassering van LJ&R’.